「資料づくりに何日もかかる」その会社が、AIより先に手をつけたこと
「提案資料を1本つくるのに、何日もかかってしまう」
——支援の現場で、実際にあったご相談です。お客様への提案や企画づくりが多い、受注型の会社さんでした。
結論からお伝えしますと、資料づくりはAIの力でずっと短い時間で終わるようになりましたが、最初にやったのはAIを入れることではありません。ヒアリングの”型”を揃えることでした。
今日は、その順番の話をします。なぜAIより先に「型」だったのか——まずは、何日もかかっていた本当の理由から。
何日もかかっていた、本当の理由
問い合わせをいただいてから、話を聞き、提案の骨子を考え、スライドに仕上げる。この流れ自体は、どの会社にもあるものだと思います。
時間がかかっていた理由は、担当者の腕ではありませんでした。人によってやり方がバラバラだったからです。
ヒアリングで聞く項目が人ごとに違う。だから骨子の組み立て方も違う。毎回ゼロから考えることになり、「あの人がつくると速いけれど、他の人だと時間がかかる」という状態になっていました。
心当たりはありませんか。実はこの「人によって違う」が、AI以前のいちばんの時間泥棒になっていることが多いようです。
最初にやったのは、ヒアリングシートづくり
そこで最初に取り組んだのは、AIの導入ではなく、ヒアリング項目の標準化でした。
誰が聞いても、提案に必要な情報が同じ形で揃う。まず、この状態をつくります。
また、シートにはベテランの「聞きどころ」が写りますので、この仕事にまだ慣れていない人でも一定水準のヒアリングができる——そんな副産物もあります。
入口が揃うと、AIは一気に力を発揮します。揃った情報をもとに提案の骨子をAIが下書きし、スライドのたたき台まで進める。何日もかかっていた資料づくりが、大幅に短くなりました。
順番が逆だと、こうはいきません。やり方がバラバラのままAIを入れても、毎回「AIへの頼み方」から考えることになり、結局そこも人に張り付いてしまいます。
そのため、先に仕事のかたちを揃えて、AIはその上に載せる。 私たちがどの現場でも守っている順番です。
「作って渡して終わり」に、しない
もうひとつ、この現場で大事にしたことがあります。ツールはこちらで作ってお渡ししましたが、「どう作ったか」も一緒に渡したことです。
中身が見えないブラックボックスのままだと、聞く項目をひとつ足したいだけでも外注頼みになってしまいます。そのため、どういう考え方で組んだのか、どこを触れば調整できるのかを、現場に説明しながら渡しました。
すると、ちょっとした手直しは自分たちでできるようになり、「次のあの仕事も、同じ形でいけるのでは」という応用のアイデアが現場から出てくるようになります。
支援する側がいなくなったら元に戻る——それでは意味がないと思っています。
残したいのはツールそのものより、自分たちで調整でき、次の仕事に活かせる状態のほうです。
まとめ：御社の「毎回ゼロから」は、どの仕事ですか
ここまで一社の進め方をお伝えしてきましたが、こうして見ると、効いたのはAIそのものではなく「先に仕事のかたちを揃えたこと」だったということがわかります。
人によってやり方が違うせいで、毎回ゼロから組み立てている仕事。見積、企画書、月次の報告書——どの会社にも、たいてい一つはあります。
そこが見つかれば、AIはあとからで十分間に合います。「うちの場合はどこだろう」という段階からで大丈夫ですので、まずは無料相談で、普段の仕事の流れをそのまま聞かせてください。